De organisatie van mevrouw de Vries

1. Organisatie

Mevrouw de Vries is formeel een vereniging. Dat betekent dat uiteindelijk de leden beslissen. Daarom houden we eenmaal per jaar een vergadering met het hele koor. De spelregels die we met elkaar hebben afgesproken zijn vastgelegd in de ‘Afspraken’.

Zoals iedere vereniging heeft mevrouw de Vries een bestuur. Bij ons heet dat de koorraad. De koorraad draagt er zorg voor dat wat we als koor afspreken in de praktijk ook gebeurt. En daarnaast neemt de koorraad initiatieven, die passen binnen de afgesproken lijn. De koorraad is ook aanspreekpunt en gesprekspartner voor de dirigent.

Naast de koorraad zijn ook de andere leden van mevrouw de Vries actief en betrokken bij de organisatie. Zo zijn er vrouwen lid van een commissie of hebben een bepaalde vaste taak . Uitgangspunt is dat ieder lid zich naar vermogen inzet voor het koor.

De ledenvergadering

Stelt het beleid van het koor vast. Aan de ledenvergadering wordt achteraf verantwoording afgelegd voor de uitvoering van het beleid.

Koorraad

Doet voorstellen voor beleid aan de ledenvergadering en voert het door de leden vastgestelde beleid uit. De koorraad vertegenwoordigt het koor naar buiten.

De koorraad kan onderdelen van zijn taak delegeren aan leden, commissies of werkgroepen.

Commissies (structureel)

Concertcommissie

De concertcommissie heeft de artistieke en uitvoerende leiding van de concerten.

Met artistieke leiding wordt bedoeld dat de commissie het concept van het concert bedenkt en uitwerkt (thema, inhoud, locatie, vormgeving, aankleding etc.). De commissie werkt hiervoor nauw samen met de dirigent en de repertoirecommissie.

De uitvoerende taken worden door de commissie aan leden gedelegeerd.

Voor het zakelijke gedeelte werkt de commissie samen met de penningmeester (begroting, funding, contracten).

De concertcommissie is een continue commissie, die door de ALV aangesteld wordt. De commissie bestaat uit drie personen. Per jaar treedt er 1 commissielid af en voor haar komt een nieuw commissielid in de plaats. Zo wordt kennis en ervaring doorgegeven en daarmee behouden..

Om praktische redenen is de verantwoordelijkheid voor de activiteiten van de concertcommissie gedelegeerd aan het bestuur. De concertcommissie is een zelfstandige commissie, die bij de koorraad terecht kan voor meedenken, advies en knelpunten. De concertcommissie informeert tweemaandelijks de koorraad over de voortgang van het concert.

Ledencommissie

Maakt een plan dat erop gericht is het aantal leden van het koor op 32 (4 stemgroepen x 8) te brengen. Als dit niet lukt graag 4 stemgroepen van 7 leden. Streven is om de gemiddelde leeftijd naar beneden te brengen.

Verder regelt de commissie de praktische zaken rondom toetreding en vertrek van een lid en beheert de commissie de administratie van leden en oud-leden.

De ledencommissie brengt verslag uit aan de koorraad.

Commissie PR

Stelt een plan op voor de PR van het koor, waarin uitgewerkt wordt:

Wat (doelstelling), wie (doelgroepen) en hoe (middelen) willen we bereiken en welke kosten zijn daaraan verbonden? De commissie werkt tevens ondersteunend voor de concert commissie en ledencommissie en is verantwoordelijk voor de inhoud en onderhoud van de website.

De PR commissie brengt verslag uit aan de koorraad.

Repertoirecommissie

Stelt in nauwe samenwerking met de concertcommissie en de dirigent het repertoire op in aanloop naar het volgende grote concert. Voor het repertoire is draagvlak bij de leden. Ook hebben leden de mogelijkheid om voorstellen te doen.

Kascontrolecommissie

Controleert jaarlijks de jaarafrekening en geeft haar mening over het gevoerde financiële beleid. De kascontrolecommissie rapporteert aan de ledenvergadering.

Organogram

Klik hier voor het organogram.

2. Financiën

Het koor heeft verschillende bronnen van inkomsten.

Contributie door de koorleden.
Subsidie: we ontvangen jaarlijks een structurele subsidie van de gemeente Amersfoort. Door bezuinigingen neemt deze flink af.
Concerten
Door entree te vragen of door betaald te worden door onze opdrachtgever verdienen we ook met concerten. Zo vragen we bij optredens in bejaarden/verzorgingstehuizen een vast bedrag.
Funding: wordt steeds belangrijker. Funding is een verzamelbegrip voor het werven van middelen (leden, donateurs, vrienden, fondsen, giften, Anjercollecte, producten en diensten in natura, advertenties, samenwerking, etc.)

De vaste lasten van het koor worden gevormd door de vergoedingen aan de dirigent, pianist en overige professionals, de huur van de repetitieruimte, koordagen en een post diversen. Die laatste bestaat uit kosten voor o.a. betalingsverkeer, attenties, koffie en thee, bladmuziek en kopieerkosten, afdracht Buma, website en abonnement.

Uitgangspunt is dat de opbrengsten en uitgaven van concerten in een boekjaar per saldo minimaal en bij voorkeur positief zijn.

We houden reserves aan om:

Bij tegenvallende inkomsten niet meteen in de rode cijfers te komen, m.a.w. om een appeltje voor de dorst te hebben;
Verplichtingen die niet zonder meer kunnen worden stopgezet toch te kunnen betalen;
Grote schommelingen in de hoogte van de contributie te voorkomen.

Samenstelling en taken koorraad

Samenstelling

Voorzitter (of roulerend voorzitterschap)
Secretaris
Penningmeester
Bestuursleden met aandacht voor optredens, leden en PR.

Taken voorzitter:

Draagt zorg voor een goede afstemming, samenwerking en besluitvorming;
Koorraad: stelt de agenda op, verspreidt de agenda en bijbehorende stukken en zit de vergaderingen voor;
ALV: stelt de agenda ALV op, verspreidt de agenda en bijbehorende stukken en zit de vergadering voor.

Taken secretaris:

Ontvangt post en e-mails, en handelt deze zelf af of draagt er zorg voor dat deze op de juiste plek binnen het koor terecht komt voor verdere afhandeling;
Is verantwoordelijk voor het tot stand komen van de notulen van de koorraad en de ALV;
Is verantwoordelijk voor het archief van het koor.

Taken penningmeester:

Is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging;
Doet het voorstel voor de begroting en de hoogte van de contributie;
Is verantwoordelijk voor de bewaking van de begroting;
Stelt de jaarrekening op;
Beheert de geldmiddelen;

Taken bestuurslid met aandacht voor optredens:

Draagt zorgt voor de concertplanning, incl. het jaarlijkse subsidieconcert;
Doet aan acquisitie van mogelijke optredens;
Heeft speciaal oog voor het aanbod van optredens via Scholen in de Kunst en andere wegen;
Beheert het algemene draaiboek en stelt deze regelmatig – aan de hand van ervaringen – bij.

Taken bestuurslid met aandacht voor leden:

Is contactpersoon voor de ledencommissie

Taken bestuurslid met aandacht voor PR:

Is contactpersoon voor de commissie PR

KOOR IN UITVOERING

> wie doet wat ?

> koorleden kiezen een taak (samen een taak kan natuurlijk ook)

> of worden benaderd door de concertcommissie

> koorlid voelt zich verantwoordelijk voor haar taak

> weet zich gesteund door concertcommissie

LIJST VAN CONCERT TAKEN

Repertoire kiezen, passend bij thema, i.o.m. concertcommissie & dirigent
Begroting opstellen en laten goedkeuren
Gekozen ruimte gaan vastleggen, denk ook aan generale repetitie
Werk maken van funding c.q. sponsoring, fondsen aanschrijven
PR. bijv. maken van aankondiging brief, vermelden van concert in huis-aan-huis-bladen, vermelden van concert op website, maken van posters of flyers, vermelden van concert in social media,
Regelen van fotograaf op concert dag en/of beeld/geluidsopnames
Kaartverkoop en alle bijbehorende administratie tot en met de concert dag
Catering voorbereiden
Komen met kledingvoorstel, denkend aan het gekozen thema, i.o.m. concertcommissie
Organiseren van hulpkrachten én het aansturen van deze hulpkrachten tot en met het schoon opleveren van concertruimte
Maken van een draaiboek voor de concert dag
Ontwerp van kaartjes, passend bij concertthema
Ontwerp van programmaboekje, passend bij concertthema
Maken van de zogenaamde tekstflappen
Het aankleden van de zaal, passend bij concertthema
Regelen van bloemen voor dirigent en/of andere attenties voor bijv. de hulpkrachten/fotograaf